1．個人情報保護に関する基本方針

当社は、個人情報保護の重要性を強く認識し、個人情報保護法をはじめとして、その他の個人情報の保護に関する法令及び主務官庁のガイドライン等を遵守し、個人情報の適正な取扱いと保護に努めます。

当社は、個人情報の取扱いに際しては、以下に掲げる事項を遵守致します。

1. (1) 偽りその他不正の手段により個人情報を取得しないこと。
2. (2) 法令で認められる場合のほか、あらかじめご本人の同意を得ないで要配慮個人情報を取得しないこと。
3. (3) 取得した個人情報は、法令で認められる場合のほか、ご本人の同意を得ずにあらかじめ特定された利用目的の範囲を超えて取り扱わないこと。
4. (4) 取得した個人情報は、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により利用しないこと。
5. (5) 取得した個人データを、法令で認められる場合のほか、ご本人の同意を得ずに第三者に提供しないこと。
6. (6) 取得した個人データを、利用目的の達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めること。
7. (7) 取得した個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じること。

2．個人情報の取得について

当社は、個人情報の取得に際しては、下記３．記載の利用目的の達成に必要な範囲で、適法かつ適正な方法により、これを行います。また、当社は、個人情報を取得するに先立ち、利用目的をホームページ等で公表するものとし、書面やウェブ画面等を通じてご本人から直接個人情報をご提供いただく場合には、個人情報の利用目的をあらかじめ明示致します。ただし、取得の状況から利用目的が明らかな場合その他法令に基づく場合は、利用目的の明示を省略させて頂くことがあります。また、当社は、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により個人情報を利用しません。

3．個人情報の利用目的

当社は、以下に掲げる利用目的のために必要な範囲内においてのみ個人情報を取り扱うこととします。当社は、かかる利用目的を変更する場合、変更する内容を速やかに公表します。

1. (1) 投資信託及び投資法人に関する法律（以下「投信法」といいます。）その他の当社に適用ある法令諸規則に基づく権利の行使又は義務の履行のため
2. (2) 大和ハウスリート投資法人（以下「本投資法人」といいます。）及び当社が投資顧問契約又は投資一任契約等を締結する個別ファンド（以下「私募ファンド」といい、本投資法人と私募ファンドを総称して、「本投資法人等」といいます。）による物件（信託受益権に係る不動産を含みます。以下同じです。）の取得、売却、賃貸及び管理並びにこれらに関する調査及び検討等（本人確認、信用調査及び権利関係調査等を含みます。）を行うため
3. (3) 本投資法人等が保有する物件又は保有していた物件の賃料の収受、敷金の返還その他の賃貸に関する業務を行うため
4. (4) 本投資法人の投資主（以下「投資主」といいます。）に対して、事業運営に関する情報提供を行うため
5. (5) 投資主に対する資産運用報告、投資主総会開催案内又は分配金支払通知の送付等の、当社又は本投資法人に適用ある法令諸規則に定められた投資主の権利行使、及び当社又は本投資法人の義務履行に係る業務への対応などのため
6. (6) 投信法その他の本投資法人に適用のある法令諸規則に基づき作成される本投資法人の投資主名簿等のデータを用いた投資主の管理のため
7. (7) 本投資法人の発行する有価証券の購入を検討される方からのお問合せ又は資料の請求等に対する対応のため
8. (8) 本投資法人の投資法人債の発行及び投資口の募集のため
9. (9) 本投資法人による資金の借入れのため
10. (10) 投資主からのお問合せに対応するため
11. (11) 本投資法人の決算業務その他の会計及び税務に関する業務を実施するため
12. (12) 私募ファンドに関して上記（４）から（１１）に掲げる業務に準ずる業務を実施するため
13. (13) その他前各項目に附帯又は関連する業務を実施するため

上記にかかわらず、特定個人情報の取扱いについては、番号法に定める個人番号関係事務その他の手続又は法令上許容される目的を達成するために必要な場合に限ります。

4．個人データの第三者への提供・開示

当社は、当社が保有する個人データを、以下の場合を除き、これを第三者へ提供・開示することはありません。

1. (1) ご本人の書面による同意がある場合
2. (2) 法令に基づく場合
3. (3) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合
4. (4) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合
5. (5) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
6. (6) 利用目的を達成するために、合理的に必要な範囲内において、当社又は本投資法人が適切な監督を行う業務委託先へ提供する場合
7. (7) その他個人情報保護法により、提供・開示が認められている場合

上記にかかわらず、番号法に基づいて収集、利用、保管する特定個人情報につきましては、ご本人の同意の有無にかかわらず、法令に基づく場合を除き、第三者に提供することはありません。

5．個人情報の適正な管理

当社は、取得した個人情報を可能な限り正確かつ最新の内容に保つよう努めるとともに、個人情報の漏えい、紛失、毀損、滅失、誤用、改変等の防止その他、安全管理のための必要かつ適切な措置を講じるなど、その適正な管理に努めます。また、当社は、利用目的の達成に必要な範囲内において取得した個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合がありますが、かかる場合には、個人情報の漏えい、紛失、毀損、滅失、誤用、改変等を防止するために、業務委託先に対し、厳重な安全管理措置を義務付けるように努める等、当該委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。当社が安全管理のために講じている措置の概要は以下のとおりです。

1. (1) 組織的安全管理措置
   
   1. ① 各管理段階における個人データの取扱いに関する個人情報取扱者の役割・責任を明確化し、個人データを取り扱える者を限定するなど、必要な組織体制を整備しています。
   2. ② 個人データの取得、保管、移送、送信、廃棄については個人データ管理台帳に記載することにより一元的に管理し、定期的に当該記載の確認を行うなど、個人データの取扱いに係る規律に従った運用を確保する体制及び個人データの取扱状況を確認する手段を整備しています。
   3. ③ 個人データの漏えい等事案が発生した場合の対応及び影響・原因等に関する調査手続、再発防止策・事後対策の検討に関する手続、監督官庁への報告や本人への通知等に関する規定を明確に定めるなど、漏えい等事案に対応する体制を整備しています。
   4. ④ コンプライアンス・オフィサーによる個人情報の保護及び取扱いに関する内部監査を実施しており、個人データの取扱状況を把握し安全管理措置を見直す体制を整備しています。
2. (2) 人的安全管理措置
   
   1. ① 個人情報保護に関し、定期的かつ継続的に役職員等の役割・責任の明確化及び役職員等への安全管理義務の周知徹底、教育及び訓練を実施しています。
   2. ② 役職員等は、雇用時及び退職時等に、業務上知り得た個人情報を第三者に漏えいし、又は利用目的外に使用しないこと等を内容とする誓約書の差入れ又は契約を締結することとしています。
3. (3) 物理的安全管理措置
   
   1. ① 取得又は入力した個人データが、紙媒体・CD-ROM等の場合は、施錠等の要件を充足する保管場所に、電子ファイルの場合は、パスワードを付与の上所定の管理フォルダ内に保管、保存することし、これにより個人データを取り扱う区域を管理し、盗難等を防止する措置を講じています。
   2. ② 個人データの郵送、持ち出し等による移送、電子メールでの送信等について、郵送等については利用可能な方法を集配の記録が残る形式に限定し、電子メールでの送信等についてはパスワードの付与を義務づけるなど、漏えい等の防止のための措置を講じています。
   3. ③ 不必要となった又は保管期限が過ぎた個人データについて廃棄、消去する場合には、シュレッダーの利用、データ削除措置等、漏えい等が生じないよう適切な措置を講じています。
4. (4) 技術的安全管理措置
   
   1. ① 個人情報保護管理責任者は、個人情報取扱者の役割・責任等に関し、適切なアクセス権限を設定することにより、アクセス制御のための措置を講じています。
   2. ② 情報システムを使用する従業者をユーザーIDで識別可能とし、必要な認証を経た場合に限りアクセス可能とする措置を講じています。
   3. ③ 社内システムと外部ネットワークとの接続箇所にファイアウォールを設置するとともに、個人データを管理する機器には、セキュリティ対策ソフトウェアを導入し、自動更新機能により最新の状態とすることにより、外部からの不正アクセス等を防止するための措置を講じています。
   4. ④ 情報システムについては安全性の観点から定期的に見直すとともに、移送する個人データについてはパスワードの付与を義務づけるなど、情報システムの使用に伴う漏えい等の防止のための措置を講じています。

6．個人情報の開示等

当社は、個人情報に関してご本人からお申し出があった場合には、所定の手続きによりご本人であることを確認のうえ、法令に基づいて利用目的の通知、開示（電磁的記録の提供による方法等による開示を含みます。）、訂正、追加、削除、利用の停止、消去又は第三者への提供の停止（以下「開示等」と総称します。）のご請求をお受けします。ただし、他の法令に違反することとなる場合等には、開示等のご要望にお応えできないことがあります。この場合は、ご本人様に対してその理由をご説明するよう努めます。
個人データの授受に関する第三者提供記録の開示についても同様です。

7．お問合せ先

(1) 本個人情報保護方針の内容に関するご質問、及び個人情報の開示等のご請求については、次の連絡先へお問合せ下さい。必要な手続きなどをご案内致します。
なお、受付時間は平日の午前9時から午後6時までです。

(2) 投資口に関する諸手続きのお申出先は、以下のとおりです。

(3) また、当社は、金融庁の認定を受けた認定個人情報保護団体である一般社団法人投資信託協会及び一般社団法人日本投資顧問業協会の会員です。各協会では、会員の個人情報に関する苦情・相談をお受けしていますので、その場合は以下へご連絡下さい。

8．個人情報保護体制の継続的改善について

当社は、法令等の改廃による場合のほか、必要に応じて本個人情報保護方針を見直し、個人情報保護に対する取組みの強化、改善に努めます。

以上